如何寫出一封好的英文郵件

　　記得剛來了英國的時刻，非常不順應老外老是用郵件交換。不外，究竟了來了人家的地皮，可以或許寫一封優良的英文郵件對付同窗們的進修、生存和事情都尤其主要。那末，下面請教教列位若何寫一封好的英文郵件。

　　一 文法上

　　1 切忌主客不分或隱約

　　例子: Deciding to rescind the earlier estimate， our report was updated to include $40，000 for new equipment。”

　　應改成：Deciding to rescind our earlier estimate， we have updated our report to include $40，000 for new equipment。 (We決議呀， 不是report。)

　　2 句子不要淩碎

　　例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previous objections about compliance。 應當連在一路。

　　3 構造對稱，使人輕易懂得

　　例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings。

　　應改成: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract。

　　4 單眾數不要攪散，否則會好刺目耀眼，看不舒暢

　　比方: An authorized person must show that they have security clearance。

　　5 動詞主詞要呼應。 想一想這兩個分離

　　1)This is one of the public-relations functions that is underbudgeted。

　　2)This is one of the public-relations functions， which are underbudgeted。

　　6 時態和語氣不要改變太多。

　　看商務英語已是苦事，不要糟蹋人家的精神啊。

　　7 標點要精確。

　　比方: He did not make repairs， however， he continued to monitor the equipment。

　　改成: He did not make repairs; however， he continued to monitor the equipment。

　　8 選詞準確。

　　似乎affect和effect， operative和operational等等就要弄清晰才好用啦。

　　9 拼字準確。

　　有電腦拼字檢討功效後，就加倍不克不及偷懶。

　　10 巨細寫要留意。

　　非需要不要全部字都是大寫，除非要罵人。比方: MUST change to OS immediately。 外國人就認為不規矩和喝使人同樣。 要誇大的話，用底線，斜字，粗體就能夠了。

　　二 寫信提醒

　　1 多過一個漢子，用Messrs，便是Misters的意思，不外不要跟名字，跟姓就行啦。

　　比方: Messrs。 Smith， Wyatt， and Fury 。女人呢? 用Mesdames，Mmes。， or Mses。 一樣不要跟名字。 例子: Mses。 Farb， Lionel， and Gray 。男女一齊呢? 弄清晰稱謂就行。比方: Dr。 and Mrs。Harold Wright;Mr。 Harold Wright and Dr。 Margaret Wright;Mr。and Mrs。 Harvey Adams-Quinn 。

　　2 有人有本身頭銜就要跟緊

　　比方有人有聲譽學位就不愛好用一樣平常的頭銜啊~

　　偶然大頭不曉得對方頭銜，爽性用Ms.算了。 Ms.Sarah Gray

　　3 地點要低日期最少兩行。

　　處名時，職銜短可以一行過，長就下一行吧。比方:Ken Green， President/Ken Green /Vice President of International Operations

　　但這個就顯得有點。。。:Ken Green /Vice President of UnicomChina。準確應為:Ken Green/Vice President， UnicomChina

　　4 老外的名字偶然有Jr. 或 Sr.，以前的逗點是隨你愛好的，如下都是準確， 不要笑人

　　Michael J。 Smith， Jr。 /Michael J。 Smith Sr。

　　5 外國國名只管即便用大寫。

　　是為尊敬，也便利郵差叔叔。

　　6 地點上的數字直接用阿拉伯數字吧，除One，例子:

　　127 Ninth Avenue， North

　　127 E。 15 Street

　　5 Park Avenue

　　One Wingren Plaza

　　556 - 91 Street

　　三 別的內容

　　1 從問候開端

　　用問候語開端郵件內容異常主要，比方"Dear Lillian，"。依據你與收件人的幹系 密切與否，你大概選取應用他們的姓氏來稱謂他們而不是直呼其名，比方"Dear Mrs。 Price，"。假如幹系比擬密切的話，你就能夠說，"Hi Kelly，"假如你和公司接洽，而不是小我，你就能夠寫"To Whom It May Concern:"

　　2 感激收件人

　　假如你在答復客戶的訊問，你應當以感激開首。比方，假如有客戶想懂得你的公司，你就能夠說，"Thank you for contacting ABC Company。"假如這人已答復過你的一封郵件了，那就必定要說，"Thank you for your prompt reply。"或是"Thanks for getting back to me。"假如你可以找到任何機遇那必定要感謝收信人。如許對方就會覺得比擬舒暢，並且顯得更規矩。

　　3 註解你的用意

　　然後，假如是你自動寫電子郵件給他人的話，那就弗成能再寫甚麽感激的字句了。那就以你寫此郵件的目標開首。比方，"I am writing to enquire about…"或是"I am writing in reference to …"在電子郵件開首澄清你的來意異常主要，如許能力更好的引出郵件的重要內容。記得要留意語法，拼寫和標點標記，堅持句子簡短清楚明了並句意先後同等。

　　4 停止語

　　在你停止郵件以前，再次感激收信人並加之些規矩語末端。你可以"Thank you for your patience and cooperation。"或"Thank you for your consideration。"開端接著寫，"If you have any questions or concerns， don't hesitate to let me know。" 及"I look forward to hearing from you。"

　　5 停止

　　末了是寫上適合的末端並附上你的名字。"Best regards，"Sincerely，"及"Thank you，"都很範例化。最佳不要用"Best wishes，"或"Cheers，"類的詞由於這些詞都經常使用在非正式的私家郵件中。

　　末了，在你發送郵件以前，最佳再讀一遍你的內容並檢討個中有無任何的拼寫毛病，如許就可以包管你發出的是一封真正完善的郵件!
 

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